Coordination des lieux, location de salles
Relève de : gestionnaire, location de salles et évènements (ou d’un autre poste, selon)
Type de poste : temps plein (permanent)
Emplacement : Galerie d’art d’Ottawa, Ottawa, Ontario (certaine flexibilité / travail hybride lorsque le présentiel n’est pas nécessaire)
Salaire : de 40 000 $ à 45 000 $
À propos de la Galerie d’art d’Ottawa (GAO)
La GAO est un espace inclusif et dynamique voué à l’art et à la culture qui jette des ponts entre la population et le riche paysage artistique de la région et des environs. Nous nous engageons à promouvoir l’équité, l’accessibilité et le bien-être communautaire par l’entremise de nos partenariats, de nos expositions et de notre programmation novatrice.
Résumé des fonctions
La personne qui occupera le poste coordination des lieux, location de salles sera responsable de la coordination, du soutien et du bon déroulement des évènements internes, de partenaires, ainsi que des événements externes ayant lieu à la Galerie d’art d’Ottawa (GAO). Cela comprendra répondre aux demandes de la clientèle ainsi que gérer les réservations et la logistique de la planification des événements, superviser et participer à l’installation et au démontage, ainsi qu’assurer la coordination sur place pendant les évènements. Ce poste exige un excellent sens du service à la clientèle, une grande attention aux détails et la capacité physique d’effectuer des tâches manuelles liées à la mise en place des événements.
Responsabilités principales
- Service à la clientèle et soutien aux ventes
- Répondre aux demandes de renseignements, par téléphone ou par courriel, concernant les informations générales sur les lieux ou la location d’espaces à la GAO.
- Fournir à la clientèle des renseignements précis et utiles sur les espaces disponibles, leur capacité, les commodités offertes et la tarification.
- Faire visiter les lieux en personne à la clientèle intéressée en mettant en valeur les espaces de la GAO et leurs caractéristiques.
- Noter et tenir à jour les réservations et les détails des évènements dans le logiciel Event Temple.
- Dresser et émettre les contrats et coordonner la facturation.
- Contribuer à la création de matériaux promotionnels pour mettre en valeur les espaces à louer et les offres d’évènements spéciaux.
- Appuyer la promotion des lieux en participant, au besoin, à des événements de l’industrie et à des activités de réseautage.
- Planification et coordination d’évènements
- Appuyer la planification et la mise en œuvre des évènements externes, ainsi que des évènements internes de la GAO, des vernissages et des événements stratégiques ou en partenariat.
- Accompagner la clientèle dans la planification détaillée de leur évènement : plans de salle, besoins en équipement, horaires, aspects logistiques, etc.
- Assurer la liaison avec le service de traiteur exclusif de la GAO et les services externes approuvés pour coordonner les services de nourriture et de boissons.
- Planifier et confirmer la présence de personnel supplémentaire sur place selon les besoins.
- Participer activement aux réunions d’évènements (en présentiel ou virtuelles), en assurant une communication claire des détails aux équipes internes.
- Transmettre efficacement et de manière organisée tous les détails confirmés des événements à l’équipe de la GAO.
- Coordination des événements sur place
- Procéder à l’installation et au démontage du mobilier et de l’équipement de la GAO, incluant tables, chaises, signalisation et estrades.
- Agir en tant que personne-ressource sur place durant l’évènement, assurant son bon déroulement et la satisfaction de toutes les parties prenantes.
- Coordonner, au besoin, avec les fournisseurs externes (ex. : services audiovisuels, décoration, services de bar) et ce pendant l’installation et l’exécution de l’évènement.
- Veiller au bon déroulement des événements, au respect des horaires et à la qualité du service, en gérant les imprévus de dernière minute.
Comment postuler
Veuillez expédier votre CV et une lettre de présentation détaillant toute expérience pertinente et les raisons qui motivent votre intérêt à
Courriel : jobs@oaggao.ca
Ligne objet : Coordination des lieux, location de salles – application
Date limite : 24 octobre 2025
Équité et accessibilité
La GAO s’engage à veiller à l’équité, à l’accessibilité et à la diversité au sein de notre milieu de travail. Nous accueillons chaleureusement des demandes issues de groupes méritant l’équité, y compris les groupes de personnes autochtones, noires, racialisées, 2ELGBTQQIA+ et handicapées. Des mesures d’adaptation seront offertes tout au long du processus d’embauche. Veuillez joindre Zoë MacNeil (zmacneil@oaggao.ca) si vous avez besoin d’aide.
