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Administration, événements

Date limite pour présenter la demande : 28 août 2023
Type de poste : Temps partiel, contrat à durée déterminée, 20-30 heures par semaine, septembre à décembre 2023 avec la possibilité d’une prolongation
Date prévue du début : 18 septembre 2023
Salaire annuel : 21,00 $ par heure
Emplacement(s) de travail : Galerie d’art d’Ottawa, possibilité de travail hybride, sur place et à distance
À propos de la Galerie d’art d’Ottawa

Joignez notre équipe et contribuez à soutenir les artistes de la région tout en façonnant l’avenir des arts visuels et de la culture au Canada. Aidez-nous à raconter l’histoire de l’évolution de notre communauté à travers l’art et prenez part à la création d’une vision positive de l’avenir de notre ville. La Galerie d’art d’Ottawa (GAO) est une galerie d’art de premier plan et une destination culturelle au coeur du centre-ville. Elle est un organisme durable et innovant qui contribue à l’économie de la région de la capitale nationale et détient une collection d’art de classe mondiale.

À propos du rôle
Le poste d’administration, événements relève du poste de gestionnaire cadre, entreprise. Cette personne est responsable de tous les aspects de l’organisation des événements, du marketing aux demandes de renseignements, en passant par les ventes, les contrats, la gestion des données et le déroulement des événements.

En tant que responsable de l’administration, événements, vous devrez :
• Répondre aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel ;
• Fournir à la clientèle des informations générales sur les événements et les espaces à louer de la GAO ;
• Répondre aux requêtes d’événements pour la Galerie d’art d’Ottawa soumises via le formulaire à partir du site Web de la GAO ;
• Gérer le flux d’événements dans Event Temple, en veillant à ce que toutes les demandes soient traitées et bien gérées ;
• Faire le suivi des factures en attente de paiement ;
• Mettre à jour le calendrier d’équipe Google selon les réservations.

Exigences pour le poste

Expérience
• Entre 0 et 2 ans d’expérience directement liée aux responsabilités de ce poste ou une combinaison d’expérience et d’éducation.

Connaissance
• De l’expérience dans la planification, la coordination et le déroulement d’événements ;
• De l’expérience à effectuer des tâches administratives et ;
• De l’expérience dans le domaine de l’accueil.

Aptitudes et compétences
• De hautes compétences en matière de service à la clientèle ;
• Une excellente capacité à communiquer verbalement et par écrit ;
• La capacité à travailler de manière indépendante et en groupe ;
• La capacité à travailler dans un environnement évoluant rapidement et à accomplir plusieurs tâches simultanément ;
• La capacité à respecter les délais ;
• La capacité à travailler avec des parties prenantes externes ;
• La maîtrise de logiciels tels que la suite Microsoft Office ;
• La maîtrise d’Event Temple est considérée comme un atout ;
• La capacité à travailler selon des horaires flexibles et prolongés, selon les besoins, et
• La maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit) est un atout.

Comment postuler
Envoyez votre lettre de motivation et votre CV à emploi@oaggao.ca à l’attention de Emma Campbell avant la date de clôture. Veuillez indiquer le titre du poste dans la ligne d’objet de votre courriel. Pour plus d’informations, veuillez communiquer avec Emma Campbell, adjointe de direction, à l’adresse ecampbell@oaggao.ca. Seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées. Le personnel de la GAO sera considéré en priorité.

Équité :
La Galerie d’art d’Ottawa s’engage à pratiquer activement l’équité dans tous les aspects de son organisation et reconnait que des inégalités structurelles créent des barrières importantes à l’égalité des chances en matière d’emploi. Nous encourageons vivement les communautés en quête d’équité, les personnes qui s’identifient comme autochtones, noires, de couleur, handicapées et 2ELGBTQIA+ ou les gens qui connaissent des intersectionnalités à poser leur candidature.

Accessibilité :
La GAO soutient pleinement l’intégration des personnes handicapées dans toutes ses activités. Conformément aux exigences de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et du Code des droits de la personne de l’Ontario, la GAO s’efforce de mener ses activités d’une manière accessible, inclusive et adaptée aux besoins des personnes handicapées.

La GAO s’engage à faire en sorte que toutes les possibilités soient pleinement accessibles aux personnes qui postulent et aux membres du personnel avec un handicap. N’hésitez pas à communiquer avec Emma Campbell (ecampbell@oaggao.ca) pour obtenir des mesures d’adaptation pendant le processus de dotation.

La GAO est ouverte de 10 h à 18 h le mardi, mercredi et dimanche, et ferme à 21 h le jeudi, vendredi et samedi. L’entrée à la GAO est toujours GRATUITE. | Inscriptions pour nos camps artistiques !