Date limite pour présenter la demande : 28 août 2023
Type de poste : temps plein, 35 heures par semaine
Date prévue du début : 18 septembre 2023
Salaire annuel : de 40 000 $ à 44 000 $ + régime complet d’avantages sociaux et cotisations REER
Emplacement(s) de travail : Galerie d’art d’Ottawa, possibilité de travail hybride, sur place et à distance

À propos de la Galerie d’art d’Ottawa
Joignez notre équipe et contribuez à soutenir les artistes de la région tout en façonnant l’avenir des arts visuels et de la culture au Canada. Aidez-nous à raconter l’histoire de l’évolution de notre communauté à travers l’art et prenez part à la création d’une vision positive de l’avenir de notre ville. La Galerie d’art d’Ottawa (GAO) est une galerie d’art de premier plan et une destination culturelle au coeur du centre-ville. Elle est un organisme durable et innovant qui contribue à l’économie de la région de la capitale nationale et détient une collection d’art de classe mondiale.

À propos du rôle
Le poste de coordination, événements relève du poste de gestionnaire cadre, entreprise. Cette personne est responsable de tous les aspects de l’organisation des événements, du marketing aux demandes de renseignements, en passant par les ventes, les contrats, la gestion des données et le déroulement des événements.

En tant que responsable de la coordination, événements, vous devrez :
• Répondre aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel ;
• Fournir à la clientèle des informations générales sur les événements et les espaces à louer de la GAO ;
• Effectuer les réservations pour les événements ;
• Aider à la planification et à l’exécution des événements internes de l’OAG et des inaugurations d’expositions et des événements de partenariat de l’OAG
• Élaborer des contrats pour la clientèle et superviser la facturation ;
• Organiser des visites personnelles pour la clientèle afin de faire découvrir les lieux ;
• Assurer la liaison avec les services de traiteur de la GAO et autres services externes ;
• Réserver et organiser l’horaire du personnel de soutien supplémentaire sur place ;
• Aider la clientèle dans tous les aspects de la planification de l’événement, y compris les choix de menus, les plans de salle, la location d’équipement et autres dispositions logistiques ;
• Transmettre toutes les informations relatives à l’événement aux autres membres de l’équipe ;
• Installer le mobilier de la GAO pour les événements ;
• Effectuer les tâches de coordination des lieux, assurer la liaison avec les prestataires de service externes ;
• Créer du matériel de marketing pour promouvoir le lieu et les événements spéciaux.

Exigences pour le poste

Expérience
• Entre 1 et 3 ans d’expérience directement liée aux responsabilités de ce poste ou une combinaison d’expérience et d’éducation.

Connaissance
• Une expertise en matière de restauration, d’alimentation et de boissons ;
• De l’expérience dans la planification, la coordination et le déroulement de mariages et d’événements ;
• De l’expérience à effectuer des tâches administratives et
• De l’expérience dans le domaine de l’accueil.

Aptitudes et competences
• De hautes compétences en matière de service à la clientèle ;
• Une excellente capacité à communiquer verbalement et par écrit ;
• La capacité à travailler de manière indépendante et en groupe ;
• La capacité à travailler dans un environnement évoluant rapidement et à accomplir plusieurs tâches simultanément ;
• La capacité à respecter les délais ;
• La capacité à travailler avec des parties prenantes externes ;
• La maîtrise de logiciels tels que la suite Microsoft Office ;
• La maîtrise d’Event Temple est considérée comme un atout ;
• La capacité à travailler selon des horaires flexibles et prolongés, selon les besoins, et
• La maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit) est un atout.

Comment postuler
Envoyez votre lettre de motivation et votre CV à emploi@oaggao.ca à l’attention de Emma Campbell avant la date de clôture. Veuillez indiquer le titre du poste dans la ligne d’objet de votre courriel. Pour plus d’informations, veuillez communiquer avec Emma Campbell, adjointe de direction, à l’adresse ecampbell@oaggao.ca. Seules les personnes sélectionnées pour un entretien seront contactées. Les candidats internes seront considérés en priorité.

Équité :
La Galerie d’art d’Ottawa s’engage à pratiquer activement l’équité dans tous les aspects de son organisation et reconnait que des inégalités structurelles créent des barrières importantes à l’égalité des chances en matière d’emploi. Nous encourageons vivement les communautés en quête d’équité, les personnes qui s’identifient comme autochtones, noires, de couleur, handicapées et 2ELGBTQIA+ ou les gens qui connaissent des intersectionnalités à poser leur candidature.

Accessibilité :
La GAO soutient pleinement l’intégration des personnes handicapées dans toutes ses activités. Conformément aux exigences de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et du Code des droits de la personne de l’Ontario, la GAO s’efforce de mener ses activités d’une manière accessible, inclusive et adaptée aux besoins des personnes handicapées.

La GAO s’engage à faire en sorte que toutes les possibilités soient pleinement accessibles aux personnes qui postulent et aux membres du personnel avec un handicap. N’hésitez pas à communiquer avec Emma Campbell (ecampbell@oaggao.ca) pour obtenir des mesures d’adaptation pendant le processus de dotation.